Сверка документов онлайн — быстрее, чем вручную
«Сверить документы» — задача, с которой сталкиваются не только бухгалтеры с актами и накладными. Это любая ситуация, где нужно убедиться, что два документа разного рода — не версии одного текста, а именно разные документы — согласуются друг с другом в цифрах, датах и условиях.
Чем сверка отличается от сравнения версий
Сравнение версий — это когда документ 2 является следующей редакцией документа 1: тот же текст, с правками. Сверка — другая ситуация: два документа изначально разного рода, с разной структурой, которые тем не менее должны согласовываться по фактам. Акт и накладная построены по-разному, но количество товара в них должно совпадать. Коммерческое предложение и финальный договор оформлены разным языком, но цена и сроки должны быть теми же. Здесь бессмысленно искать «отличия текста» — нужно сопоставлять именно факты, независимо от формулировок вокруг них.
Какие документы обычно сверяют
- Акты и накладные — самый частый случай в учёте: количество и суммы должны совпадать между документами на одну поставку. Подробный разбор с примерами — в отдельной статье «Сверка актов и накладных».
- Коммерческое предложение и финальный договор — совпадают ли цена, сроки и объём с тем, что обсуждалось до подписания.
- Счета и договоры — соответствует ли выставленная сумма условиям, зафиксированным в договоре.
- Спецификации и накладные — совпадает ли фактически отгруженная номенклатура с тем, что было согласовано.
Общая черта всех этих пар — документы физически устроены по-разному (разный порядок позиций, разные формулировки одного и того же), поэтому сверка вручную требует не просто прочитать текст, а держать в голове соответствие между разными частями двух документов одновременно. Именно это отнимает время и создаёт риск пропустить расхождение — подробнее о том, как это выглядит на конкретном примере акта и накладной, в статье выше.
Как это делает QAtext
Тип сравнения «Сверка документов» сопоставляет два документа именно по фактам — числам, датам, номенклатуре — а не по совпадению текста или порядку изложения. Стилистические различия в формулировках не считаются расхождением, если совпадает суть; а вот разошедшееся количество, сумма или дата — отмечаются явно, с точной ссылкой на оба документа. Подробнее — на странице сверки документов.
Коротко
Сверка нужна везде, где два документа разного рода должны согласовываться по фактам, а не только в бухгалтерии с актами и накладными. Принцип везде один: сопоставлять суть, а не текст — и делать это быстрее, чем вручную.
Больше о том, как это устроено: Сверка документов.